Ero arkistoinnin ja poiston välillä gmailissa

Tiedä mitä tehdä kaikelle Gmailissa saamallesi

Gmail on useimmille ihmisille yksi tärkeimmistä työkaluista heidän päivittäisessä elämässään. Ongelmana on, että useimmat saavat niin monta sähköpostia, että on vaikea pitää postilaatikkosi järjestettyinä eikä ole täynnä satunnaisia, tarpeettomia sähköposteja. Gmail tarjoaa käyttäjille useita tapoja järjestää ja lajitella sähköpostinsa eri kansioihin, välilehtiin ja tunnisteisiin, mutta miksi Googlen haku voi skannata miljoonia sanoja sekunnissa, miksi on ponnisteltava niin paljon Gmailin järjestämisessä? Onneksi Gmailissa on arkistointityökalu, joka auttaa puhdistamaan käyttöliittymän aiheuttamatta sinun viettää useita päiviä sijoittamalla jokaista sähköpostia erilliseen kansioon.

Mitä arkistointi on?

Sähköpostin arkistointi Gmailiin vie sen ja sijoittaa sen kansioon, jossa sitä jatketaan, mutta se ei enää sotke postilaatikoitasi. Paras asia tässä on, että se on edelleen saatavissa tulevaisuudessa tarvittaessa. Gmail hoitaa tämän tehtävän fantastisesti, koska sen avulla käyttäjät voivat arkistoida sähköpostit nopeasti ja helposti.

Mitä poistetaan?

Kun päätät poistaa sähköpostin, se lähetetään roskakoriin. Tämä kansio toimii varmuuskopiona vain siltä varalta, ettet tarkoittanut todellisuudessa eroon sähköpostista. Jotkut ihmiset käyttävät roskakorikansiota myös tyhjennyspaikkana sähköposteille, joita he eivät pidä riittävän tärkeinä postilaatikossaan. Tämän ongelmana on, että Gmail poistaa roskakoriin asetetut postitukset automaattisesti 30 päivän kuluttua. Joten kun käytät roskakorikansiota työkaluna postilaatikkosi puhdistamiseen, voi tuntua hyvältä, tiedä vain, että menetät todennäköisesti tulevaisuudessa mahdollisesti tarvitsemasi sähköpostin.

Miksi sinun pitäisi arkistoida sähköpostisi

Oletetaan, että keskustelet jonkun kanssa ja tietoja, kuten osoitetta tai puhelinnumeroa, vaihdetaan. Tällä hetkellä pystyt kirjoittamaan tai tallentamaan kaiken tarvittavan, joten päätät poistaa keskustelun, koska et näe pistettä, että se tukisi enää postilaatikkoasi.

Kuvittele nyt sellainen aika, jonka kuluessa sinun ei olisi koskaan tarvinnut katsoa takaisin keskusteluun tai hakea tietoja kyseisistä sähköposteista, mutta jostain syystä nyt. Jos poistit sähköpostilangan, et voisi katsoa taaksepäin ja löytää helposti etsimäsi. Jos arkistoit sähköpostin, sinun ei enää tarvitse nähdä sitä istuvan postilaatikossasi, mutta sinulla on myös mielenrauha tietäen, että jos tarvitset, nopea haku palauttaa sen sinulle.

Lisäksi kaikki arkistoidut sähköpostisi sijaitsevat "Kaikki viestit" -kansiossa, joka löytyy navigointilaatikosta. Sähköposteja ei järjestetä arkistoinnin jälkeen, mutta jos tarvitset nopean pääsyn äskettäin arkistoituihin sähköpostiviesteihin, ne ovat lähellä luettelon yläosaa.

Sähköpostin arkistointi Gmailissa Androidilla

Sähköpostisi arkistointiin on kolme nopeaa ja helppoa tapaa. Kaksi näistä menetelmistä on tarkoitettu yksittäisten sähköpostien arkistointiin ja kolmas on tapa valita useita sähköposteja ja arkistoida ne myöhempää käyttöä varten.

Nopein, helpoin ja onnettomuuksiin alttiin tapa arkistoida sähköposti on pyyhkäisemällä se pois samalla, kun tarkastelet kaikkien postilaatikossasi olevien sähköpostiviestien luettelonäkymää. Koska suurin osa Android-käyttäjistä on tottunut pääsemään navigointilaatikkoon pyyhkäisemällä näytön vasemmasta reunasta, on helppo lähettää vahingossa sähköpostit arkistoitavaksi. Onneksi heti sähköpostin pyyhkäisyn jälkeen Gmail antaa sinun peruuttaa toimintosi vain painamalla kumoamispainiketta, joka näkyy useita hetkiä arkistoinnin jälkeen.

Gmailin asetuksissa voit poistaa tämän ominaisuuden nopeasti käytöstä, jos teet sen paljon onnettomuuden vuoksi tai et vain tarvitse toimintoa. Voit tehdä tämän avaamalla navigointilaatikon, vierittämällä alas kohtaan, jossa asetukset sijaitsevat, kirjoita yleiset asetukset, ja vaihtoehto ylhäältä ylöspäin antaa sinulle mahdollisuuden ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä "pyyhkäisemällä arkistoon".

Toinen tapa arkistoida sähköposti on tarkasteltaessa yksittäistä viestiketjua. Kun olet lukenut sähköpostin sisällön, sinua odottaa tehtäväpalkin useita vaihtoehtoja. Yksi useista sinua odottavista kuvakkeista näyttää yhden laatikosta, jonka nuoli osoittaa alaspäin. Tämä on arkistointipainike. Jos valitset tämän sähköpostia tarkastellessasi, sinut lähetetään takaisin postilaatikkoosi ja näytön alaosaan ilmestyy tila muutaman sekunnin ajan, jolloin sähköposti on arkistoitu. Jos et halunnut arkistoida sähköpostia, jälleen kerran on kumoa-painike, jonka voit valita palauttamaan sähköpostisi alkuperäiseen sijaintiin.

Viimeinkin, jos olet käymässä läpi postilaatikkosi ja päätät, että on aika puhdistaa se todella, viimeinen menetelmä tekee tästä nopean ja helpon tehdä. Kun tarkastelet postilaatikkoasi luettelonäkymässä, voit napsauttaa lähettäjän kuvaa (yleensä värillistä laatikkoa lähettäjän nimen ensimmäisen kirjaimen sisällä) tai painaa pitkään sähköpostia valitaksesi sen.

Jatka uusien sähköpostien valintaprosessia ja kun kaikki arkistoitavat tiedot on valittu, napsauta samaa laatikkokuvaketta alaspäin osoittavalla nuolella, joka istuu tehtäväpalkissa. Kuten viimeinen tapa, heti sähköpostien arkistoinnin jälkeen tila ilmestyy näytön alareunaan ilmoittaen, että arkistoit useita sähköposteja ja antaa sinulle mahdollisuuden kumota toimintosi.

Jos olet joskus huolissasi siitä, että saatat vahingossa arkistoida tai poistaa sähköposteja jollakin yllä mainituista tavoista, Gmail antaa sinun ottaa käyttöön ominaisuuden, joka lisää uuden vaiheen sähköpostien arkistointiin tai poistamiseen. Tämä valtuutus lisää ponnahdusikkunan, joka tulee näkyviin, kun yrität poistaa tai arkistoida sähköpostiviestin, joka kysyy vahvistusta siitä, että todella haluat suorittaa valitsemasi toiminnon.

Voit kytkeä tämän päälle avaamalla navigointilaatikon, vierittämällä kohtaan, valitsemalla yleiset asetukset. Valikon alareunassa on kaksi valintaruutua, joiden avulla vahvistus voidaan tehdä ennen poistamista ja arkistointia.

Tämän uuden arkistointia ja poistamista koskevan tiedon avulla voit Gmail-postilaatikkosi puhdistaa ja käyttää tehokkaammin, samalla kun et koskaan irroa tiedoista, joita saatat tarvita jonakin päivänä.