Kun Saapuneet-kansiota ilmoitettiin ensimmäisen kerran, hyppäsin nopeasti tarttumaan kutsun palveluun. Gmail oli ollut oletussähköpostiohjelmasi jo vuosia, ja minulla ei ollut ongelmia sen toiminnassa, mutta rakastin Inboxin ideoita. Ajatus siitä, että sähköpostitilisi voi olla enemmän kuin pelkkä viestinnän ja mainonnan jäsentäjä, mutta myös tehtäväluettelo ja toiminnallinen tavoitejärjestelmä, oli enemmän kuin vähän houkutteleva.
Alkuaikoina vaihtoin edestakaisin Gmailin ja Inboxin välillä, en ole aivan valmis luovuttamaan sähköpostiviestejäsi kokonaan uudelle järjestelmälle, mutta melkein vuosi sitten siirryin vihdoin täysipäiväiseen Inbox-käyttöön ja en ole katsonut taaksepäin.
Joka kerta kun näet jonkun julkaisevan tason siitä, kuinka sähköpostit ovat käytännössä pahinta, mitä heidän on tehtävä päivittäin. Se on alhaisin viestintämuoto niille meistä, jotka ovat yhteydessä kaikkiin koko ajan, ja johtuu suurelta osin siitä, että se on aikaa imevä. Sinun on leikattava sähköpostilaatikkosi joka päivä, selaamalla myynninedistämis- ja muistutus- ja lähetysseurantaviestejä. Tiedät asiat, jotka haluaisit merkitä roskapostiksi, mutta et voi, koska se on joko epämääräisesti työhön liittyvää tai joudut ehkä jäljittämään sen myöhemmin. Emme välitä niin paljon sähköpostien lähettämisestä, kun meidän on, mutta idea postilaatikoiden käsittelemisestä on enimmäkseen turhaa työtä. Olet joko kouluttanut itsesi triviaamaan sitä nopeasti, tai postilaatikkosi on kaatopaikka ja häiritset vain uutta viestiä ja hakutoimintoa.
Torkutan keskimäärin 2–3 sähköpostia viikossa, ja käyttämäni sähköpostien määrä on kasvanut dramaattisesti tämän seurauksena.
Olin onnellisena jälkimmäisessä ryhmässä ennen Inboxia. Kun sähköposti tuli, tarkistin ilmoituksen ja siirryn eteenpäin. Ei kansioita, ei tageja, vain kaatopaikka kaikelle, jonka ajattelin ehkä jonain päivänä välittävän. Googlen kierteitetyt keskustelut tarkoittivat, että löysin nopeasti keskustelun, kun tarvitsin sitä, ja se oli kaikki, mikä minulle todella merkitsi. Ystävät, jotka luottivat sähköpostiin tämän järjestäytyneensä siistinä, näyttävät kauhulta, kun peukaloin läpi etsiessään jotain. Se oli sotkua, mutta se oli välttämätöntä pahaa ja ajattelin sitä niin vähän ajatellut kuin minulla oli varaa.
Inbox esitteli uuden tavan käyttää sähköpostia minulle, ja ensimmäinen askel oli tehdä uskomattoman helpoksi lajitella kaikki paska. Ensinnäkin monien asioiden hakutulokset päättyvät usein parempiin korttityylisiin tuloksiin. Tähän pakettiin on järjestetty 30 promootiosähköpostiviestiä, ja vaikka yhdellä niistä voi olla kuponki Papa Johnin pizzalle, jota haluat käyttää tänä viikonloppuna, tiedän, että voin etsiä sitä myöhemmin, jos haluan. Napauta painiketta, pyyhkäise kaikki nämä viestit arkistoon ja tee se sen kanssa. Jos näen jotain, joka tiedän olevan tärkeä myöhemmin, mutta haluan sen näkyvän muistutuksena, torkutan viestin. Torkutan keskimäärin 2–3 sähköpostia viikossa, ja käyttämäni sähköpostien määrä on kasvanut dramaattisesti tämän seurauksena. Olen varmaan vähemmän unohtanut nämä viestit, ja vaikka käytän harvoin muuta kuin torkkua tiettyyn päivämääräominaisuuteen, torkku sijainti mukaan -ominaisuus on uskomaton, kun matkustat töihin.
Todellinen MVP minulle Inboxissa on nyrkkeily. Kiinnitin kaiken, mikä mielestäni voi olla tärkeätä sinä päivänä, ja torkkua tai pyyhkäistä kaikkea muuta. Viimeinen asia, jonka teen puhelimella joka ilta, on joko käsitellä jäljellä olevia nastaa tai torkkua nämä viestit, jos tiedän, että aion käsitellä niitä huomenna. Jokaisen työviikon lopussa puhdistan jäljellä olevat tapit samalla tavalla kuin käsittelen ToDo-luetteloa. En metsästä aktiivisesti Inbox Zeroa, mutta se on usein seurausta nykyisestä työnkulustani, kun suunnaan viikonloppuun.
Mikään Saapuneet-kansiossa ei ole erityisen erityinen tai uusi, mutta koska pystyin tekemään siitä osan työnkulusta, minulla on nyt paljon paremmat suhteet henkilökohtaiseen sähköpostiosoitteeseen. Olen harkinnut yrittämistä siirtää muita tilejä, erityisesti työtiliäni, myös Inboxiin. Se on järjestelmä, jota minun ei todellakaan tarvitse miettiä voidakseni nauttia siitä, ja se on minulle suurin osa kokemuksesta. Minun ei tarvitse pysähtyä ja miettiä, miten voin vastata näihin sähköposteihin, mutta pystyn silti hallitsemaan aktiivisesti postilaatikoitani. En saa enemmän tai vähemmän sähköpostia, mutta ajattelen sitä vähemmän ja totean jotenkin enemmän sen kautta.
Päivääni ei ole monia ohjelmistomuutoksia, joilla olisi ollut niin merkityksellistä vaikutusta, ja minua muistutetaan monella tavalla siitä, kun muutin ensin Gmailiin. Tuntuu siltä, että sähköpostiani käsittelevä ohjelmisto tekee paljon työtä minulle, ja se on uskomattoman arvokasta minun kaltaiselleni.
